In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van Buurtvereniging Onze Jan Steen omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

1. Begrippen

1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
2. Leden zijn alle betalende leden van de vereniging.
3. Donateurs zijn alle betalende donateurs van de vereniging.
4. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: achternaam, voornaam, adres, postcode, woonplaats, e-mail adres, telefoonnummer en bankrekeningnummer.
5. Onder vereniging wordt verstaan Buurtvereniging Onze Jan Steen zoals omschreven in de Statuten.
6. Het inschrijfformulier is de aanmelding voor lidmaatschap Buurtvereniging Onze Jan Steen.
7. Het inschrijfformulier is de goedkeuring voor de in het privacyreglement opgenomen voorwaarden bij deelname aan activiteiten van genoemde vereniging.
8. De Machtiging doorlopende SEPA Incasso is het machtigingsformulier om lidmaatschapsgelden danwel donateursgelden automatisch te incasseren.
9. Bewaartermijn bij de secretaris is de duur van het lidmaatschap en tenminste 1 jaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag. [Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
10. Bewaartermijn bij de penningmeester voor de Machtiging doorlopende SEPA Incasso is tenminste 14 maanden na de laatste incasso voorafgaand aan de opzegging van het lidmaatschap. [Art. 5.1.b, art. 89 uit het AVG]
11. Een bewerkingsovereenkomst is een overeenkomst tussen de vereniging en de ontvanger van de gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.

2. Persoonsgegevens

De persoonsgegevens worden op een computer beheerd door de secretaris en/of de ledenadministratie van de vereniging. Deze administratie wordt momenteel gevoerd in een Excel bestand, maar de intentie is om dit op termijn over te zetten naar een geautomatiseerd systeem. In dit bestand zijn de onder paragraaf 1 punt D verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.
Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk het identificeren wie de leden zijn, het innen van de contributie ophalen, het uitdelen van attenties, het adres voor correspondentie en bezoeken, het e-mail adres voor correspondentie, en het telefoon nummer voor contact.
De persoonsgegevens worden niet verspreid aan derden en eigen leden, behoudens hetgeen noodzakelijk is voor het verspreiden van deelname van activiteiten van onze vereniging.
De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden en ledenadministratie.
De persoonsgegevens zullen nooit op een USB stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.
De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon of deelnemend gezin lid is van de vereniging.
Zodra het lid zijn lidmaatschap heeft opgezegd, zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en/of ledenadministrateur. Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd dan wel onzichtbaar gemaakt, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.

3. Wat zijn uw rechten

U heeft het recht Buurtvereniging Onze Jan Steen te vragen welke [persoons]gegevens zij van u verwerkt. Buurtvereniging Onze Jan Steen zal op dit verzoek [schriftelijk/e-mail] binnen vier weken reageren. Vervolgens kunt u Buurtvereniging Onze Jan Steen verzoeken deze gegevens aan te vullen of te verbeteren.

4. Inschrijfformulier

Indien iemand lid wil worden van Buurtvereniging Onze Jan Steen, dan zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen. Hiermee gaat men akkoord met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in onder paragraaf 1 punt D van dit reglement.

Het inschrijfformulier zal tevens verwijzen naar dit privacyreglement van Buurtvereniging Onze Jan Steen. Dit reglement is te vinden op te vinden op de website van buurtvereniging Onze Jan Steen en is tevens op verzoek te verkrijgen bij de secretaris.

5. Aanmeldformulier

Voor deelname aan activiteiten van Buurtvereniging Onze Jan Steen dient men zich op te geven met sommige of alle gegevens genoemd onder paragraaf 1 punt D. Eventueel kunnen extra gegevens gevraagd worden indien de activiteit dat vereist. Deze informatie zal worden gedeeld met de organisatoren van deze activiteiten. Na de activiteit wordt deze informatie zo spoedig als mogelijk vernietigd.

Van de activiteiten wordt door de coördinator activiteiten een verzamellijst bijgehouden. Deze lijsten zullen, na elke jaarvergadering bij het vaststellen van het jaarverslag van voorgaande jaar, minimaal 2 jaren bewaard worden.

6. Foto’s

Bij activiteiten van Buurtvereniging Onze Jan Steen kunnen foto’s of video-opnames worden gemaakt van de deelnemers en/of toeschouwers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website, social media accounts of een presentatie bij één van de activiteiten van Buurtvereniging Onze Jan Steen. Indien er foto’s en/of opnames worden gemaakt zal dit vooraf kenbaar gemaakt zijn.

Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt en het niet op prijs stelt voor publicatie, zal de wens van deze persoon zoveel mogelijk worden gehonoreerd. Dit staat vermeld op het aanmeldformulier voor een activiteit.

De werkgroepleden verlenen bij voorbaat toestemming aan de vereniging voor openbaarmaking van tijdens of rond voorbereiding van de activiteit gemaakte foto’s en beeldmateriaal en dergelijke waarop het werkgroeplid zichtbaar is. Indien het werkgroeplid hier bezwaar tegen heeft zal het werkgroeplid dit kenbaar maken en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.

7. Geluidsopnames

Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de jaarvergadering en bestuursvergaderingen. Indien dit gewenst wordt, zullen daartoe nieuwe afspraken worden gemaakt en bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.

8. Privacy beleid Buurtvereniging Onze Jan Steen

Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

9. Geheimhouding

Indien een werkgroeplid bij zijn of haar activiteit kennis neemt van bijzondere omstandigheden van het verenigingslid, dan zal het werkgroeplid hiermee op een professionele manier mee moeten omgaan en de privacy van het verenigingslid weten te respecteren.

10. Is Buurtvereniging Onze Jan Steen voor andere websites verantwoordelijk via onder andere de advertenties?

De website van Buurtvereniging Onze Jan Steen kan verwijzingen bevatten naar andere sites (bijvoorbeeld door middel van een hyperlink, banner of button) die betrekking hebben op een specifieke aspect van de website Buurtvereniging Onze Jan Steen. Dit betekent niet automatisch dat Buurtvereniging Onze Jan Steen verbonden is aan deze andere sites of de eigenaren daarvan. Buurtvereniging Onze Jan Steen is dan ook niet verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving door deze derden.

11. Welke informatie wordt verzameld?

Buurtvereniging Onze Jan Steen maakt gebruik van een website. Via deze website wordt geanonimiseerd gegevens over het bezoek gedrag van de website van Buurtvereniging Onze Jan Steen verzameld. Hiermee kan de vereniging zien hoe de bezoekers de website gebruiken en waardoor de vereniging de website kan verbeteren.

12. Data lek

Bij een eventuele data lek zullen de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld.

Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG].

In alle gevallen zullen betrokkenen worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden. Buurtvereniging Onze Jan Steen zal op termijn naast deze regels nog een aparte protocol ontwikkelen hoe men dient om te gaan met data lek. Dit met name voor de bestuurders en leden administrateur die omgaan met de persoonsgegevens van de vereniging.

13. Functionaris gegevensbescherming

Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Echter zullen de bestuursleden zowel gezamenlijk als individueel hiermee worden belast.